管理提升贵在抓好源头和过程

发布时间:2012-10-24 作者:王甲琨 李大和 来源:四川分企业 【字号:
  管理,就是在企业发展过程中“管”好源头,“理”顺过程,是提高竞争力得以生存健康发展的保障。
  管理提升活动的开局之年,路桥四川分企业结合管理提升活动客观要求,在调查研究基础上制定了管理提升活动的方案和具体措施,各单位、部门结合工作性质特点制订目标方法加以实施。以综合管理部为例,其性质是服务,特点“繁、杂、细”,表面看都属于“鸡毛蒜皮”,但却是管理费成本开支较大的一个部门。
  管理提升无小事,如何降低管理费成本,加强成本控制和提高管理水平及弥补管理短板?这是每个员工在管理提升上的永久课题。为此,分企业各级综合部系统内进行了一次大规模的提升办公室管理工作学习、交流、研讨,查找出工作存在的管理缺陷和不足。同时,聘请行政管理工作的专家和新闻宣传的名记者进行集中授课,“洗脑”理思路,“借脑”找出路。以期提升综合部系统员工在管理上有更高的认识,呈现出员工思想意识更新、责任意识更强、工作意识更明确的一种新局面,管理能力得到极大提升。
  譬如公务车辆管理,是综合部的一项重要日常工作,也是管理提升,开源节流重要关口,综合部从以下几个方面着手工作进一步强化管理。
  一是提升完善各种规章制度管理科学性。综合部根据路桥企业的车辆管理相关文件,结合实际制订下发中国水电建设集团路桥四川分企业《小车修理管理规定》、《机动车辆驾驶员管理暂行规定》、《车辆管理办法》、《机动车辆及驾驶员管理细则》等文件,同时建立综合部车辆专人管理制度,使公务车辆管理工作上有章可循、有法可依。
  二是建立健全车辆信息档案。路桥四川分企业起初只有几台车,所有的车辆信息靠脑子、凭记忆管理。随着企业发展壮大,各种车辆类型增多,管理层认为必须与路桥企业现代企业管理相匹配。综合部安排车辆专管员采集各车辆的牌照号、车辆类型、厂牌型号、发动机号、车架号、核定载人/重、发证日期、使用单位等信息,建立车辆台帐,成为车辆管理工作有序受控的基础。燃油消耗的单车核算,保修费用的单车核算,车辆安全的检查等工作都可以车辆台帐为基础进行,对车辆使用、年审、违章查询等开启方便之门。
  三是层层落实责任链条。车辆较多、驾驶员少特点显现。特种车辆,如巡逻车、洒水车等在是共用的,增添了管理难度。根据这些情况,在分企业推行车辆责任人制度。每辆车确定一名责任人,负责车辆的保管、保养和随车证件的时效。责任人制度的推行,使车辆不仅有人用,更有人管,为车辆的正常运行提供了保障。
  四是严格控制公务车辆的使用。在车辆调度上,把调度权集中在一个人身上,用车人向调度人员申请,驾驶员按调度命令出车。这样做的好处是可以更好地掌握车辆使用情况,车辆在使用安排上规范有序,防止私自用车,并且可以根据用车人的办事地点安排不同用车人合用一台车,减少了不必要的车辆使用,使在车辆少,任务重的情况下,为分企业的生产经营活动提供了车辆保证。在车辆使用上,采用驾驶员收车后按规定填写《车辆使用登记表》,每月上报综合部的办法,让车辆的使用留下文字记录,使某些情况下需对车辆使用进行查证时有了依据。
  五是安全上常抓不懈。在车辆安全上,坚持定期保养制度,按期对车辆进行检查保养,及时消除隐患,保证车辆在安全的状态下运行。在加强驾驶员的安全意识上,采取每次开会讲安全,个别谈话说安全,组织驾驶员学安全,驾驶员自学安全,与驾驶员签订安全责任书等方式,使驾驶员时刻绷紧人身和车辆安全这根弦。
  六是加强燃油费用管理。公务车辆的日常使用费用主要是燃油费用开支。管好了燃油费用也就管好了车辆使用成本。车辆在使用中,加油次数频繁,地点分布广泛,是管理的难点。综合部采用加油卡的方式对车辆加油进行管理。具体做法是每台车持一张加油卡,加油卡与车辆号牌对应。综合部车辆专人管理人员持一张管理卡,每月用管理卡对各加油卡进行充值。车辆加油时用本车的加油卡支付费用并提取发票。每月底,各车驾驶员将发票交给车辆管理人员,集中报帐后再将钱充入加油卡。在这个过程中,使用现金充值和消费提取发票由不同的人完成,达到了相互监督制约的效果。同时每月统计各车的燃油消耗量和行驶里程,计算出各车百公里油耗,并与该车长期平均油耗比较。如果出现某台车当月百公里油耗高出平均油耗的情况(车辆耗油因素较多),车辆专管员就会记录下来,并提醒该车驾驶员注意。如果某台车连续二个月出现百公里油耗高出平均油耗的情况下,车辆专管员约谈该车驾驶员,一起分析原因,查找答案。耐心细致的工作和良好的体制,较好地控制了燃油费用的支出。
  七是加强保修管控。车辆的保养与维修管理是公务车辆管理的一个重要环节。如果管理的不好,会影响车辆的使用寿命和安全行车,也会造成不必要的浪费。在内部,实行车辆保修申报制度。车辆需要保养或修理时,驾驶员填写《车辆保修审批表》,由小车班长、综合部车辆专管员、综合部主任逐级审查报保或报修产品的必要性和合理性。审批完成后,驾驶员方可将车驶入修理厂进行保修作业。在外部,通过调查走访,选择资质齐全、信誉良好、技术力量雄厚、操作规范的修理厂作为定点修理厂。定点修理厂是我们的长期合作单位,对我们车辆的性能、车况都比较了解,能更切合实际地制订出车辆的保养和修理方案。与定点修理厂的定期专人结算也防堵了可能由各车现金即时结算产生的漏洞。
  八是信息化管理。为了进一步提升公务车辆的管理,对车辆管理工作进行了信息化改造。用电脑作为服务器,在局域网内建立了分企业的车辆管理网站。在网站中,放入了车辆台帐、驾驶员、定点修理厂、各车燃油消耗及保修费用等信息,提供了车辆管理文件和档案资料的在线阅览及下载链接,以及同类型车辆数据比对和台帐数据的Excel导出等功能,实现了车辆管理数据和相关资料的信息共享。
  管理提升无止境。只要每个员工对企业有责任心,管理就会在我们的努力中不断得到提升。企业管理提升了就会在激烈的市场竞争中有更大的胜算,部门的管理提升了才会跟上企业发展的需要,每个员工的管理水平提升了才是企业管理水平真正的提升。如何做好管理提升这个课题,应抓好源头、抓好过程,积极主动找出问题,创新思维,降低管理成本,促进企业利益最大化。这次集团开展管理提升活动是企业对员工的要求,也是这个时代对企业的要求。在分企业的组织下,综合部员工有决心、有信心、有激情,在管理提升活动中分企业综合部工作迈上新台阶。
 
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